Das Problem: Warum DATEV-Automatisierung so schwierig ist
DATEV ist nicht wie andere SaaS-Tools. Es gibt keinen einfachen API-Key, den du in n8n eintragen kannst. Stattdessen bietet DATEV sechs verschiedene Schnittstellen -- jede mit eigenen Formaten, Authentifizierungen und Einschränkungen. Dieser Guide zeigt dir, welche Integrationswege es gibt, was realistisch funktioniert und wo die Grenzen liegen.
Wer n8n für seine Automatisierungen nutzt, kennt das Gefühl: CRM anbinden -- kein Problem. E-Mails automatisieren -- easy. Aber dann kommt DATEV ins Spiel, und plötzlich wird es kompliziert.
Das liegt nicht an n8n, sondern an DATEV selbst. Als Genossenschaft mit über 40.000 Mitgliedern und einer Software, die in mehr als 16 Millionen Unternehmen läuft, ist DATEV historisch ein geschlossenes System. Die Architektur basiert auf Batch-Processing statt auf modernen REST-APIs. Daten werden nicht in Echtzeit synchronisiert, sondern in Stapeln verarbeitet -- oft mit Stunden Verzögerung.
Das bedeutet: Manuelle Belegerfassung, doppelte Dateneingabe und Medienbrüche zwischen deinen Tools und DATEV. Genau diese Probleme lassen sich mit n8n lösen -- wenn man weiß wie.
Und genau darum geht es in diesem Guide: Was funktioniert, was nicht, und welcher Weg für dein Szenario der richtige ist.
DATEV Schnittstellen: Was du wissen musst
Bevor du dich in die Integration stürzt, musst du verstehen: DATEV ist nicht eine API, sondern ein Ökosystem aus verschiedenen Schnittstellen. Die Wahl der richtigen Schnittstelle ist der entscheidende erste Schritt -- und hier machen die meisten ihren ersten Fehler.
DATEV Schnittstellen für n8n
| Schnittstelle | Typ | Zugang | n8n | Zertifizierung |
|---|---|---|---|---|
| DATEV CSV (EXTF-Format) | Datei-Import | Lokal + Cloud | ||
| DATEV XML-Schnittstelle | Datei-Upload | Cloud (DUO) | ||
| DATEVconnect (Desktop) | REST-API lokal | Nur lokal | ||
| DATEVconnect Online | Cloud-API | Internet | ||
| accounting:documents API | REST-API | Internet | ||
| TRAFFIQX (E-Rechnung) | REST-API | Internet |
Die Kurzversion: CSV/EXTF und XML sind die einfachsten Einstiegspunkte -- keine Zertifizierung, keine OAuth2-Flows, und n8n kann die Dateien direkt generieren. Die moderneren REST-APIs sind mächtiger, erfordern aber DATEV-Partnerzertifizierung und deutlich mehr technisches Know-how.
DATEVconnect Desktop ist die klassische Schnittstelle für bidirektionale Kommunikation. Das Problem: Sie läuft nur lokal auf dem Windows-Rechner, auf dem auch DATEV installiert ist. Für n8n Cloud ist sie nicht direkt erreichbar -- nur wenn n8n Self-Hosted im gleichen Netzwerk läuft.
DATEVconnect Online und die accounting:documents API sind die Cloud-Varianten. Sie ermöglichen Belegupload und Buchungsdaten-Transfer über das Internet. Allerdings arbeiten sie asynchron: Du schickst Daten ab und bekommst irgendwann ein Ergebnis. Echtzeit-Feedback gibt es nicht.
Das DATEV EXTF-Format (CSV) und die XML-Schnittstelle sind dateibasiert. Du generierst eine Datei im korrekten Format und importierst sie in DATEV -- manuell oder über DATEV Unternehmen Online. Das klingt altmodisch, ist aber der verlässlichste Weg.
DATEV Online APIs: Die vollständige Übersicht
Neben den klassischen Schnittstellen bietet DATEV über die Developer Platform inzwischen 15 Online APIs für den programmatischen Datenaustausch. Diese APIs sind der modernere Weg -- REST-basiert, cloud-fähig und für Automatisierung ausgelegt. Für n8n-Integrationen sind sie über den HTTP Request Node ansprechbar.
DATEV Online APIs (developer.datev.de)
| API-Produkt | Funktion | Beispiel |
|---|---|---|
| accounting:clients | Rechnungswesen-Bestände und Mandantenliste abrufen | Kanzlei-Software fragt ab, welche Mandanten verfügbar sind, um Workflows pro Mandant zu steuern |
| accounting:documents | Digitale Belege medienbruchfrei an den Steuerberater übertragen | Shopify-Rechnungs-PDFs automatisch in DATEV Unternehmen Online hochladen |
| accounting:dxso-jobs | Dokumentenbilder und strukturierte Rechnungsdaten als XML-Buchungsvorschläge übermitteln | Eingangsrechnungen per OCR auslesen und als Buchungsvorschlag an DUO senden |
| accounting:extf-files | Bewegungs- und Stammdaten im DATEV-Format (EXTF) ins Rechenzentrum übertragen | Monatliche Buchungsstapel aus dem ERP-System automatisiert an DATEV Rechnungswesen übergeben |
| cashregister:import | Automatischer Upload von Kassendaten | Tägliche Z-Berichte und TSE-Daten aus dem POS-System direkt an den Steuerberater übermitteln |
| hr:documents | Gescannte und digitale Dokumente an die DATEV Personalakte übermitteln | Arbeitsverträge, Krankmeldungen oder Zeugnisse aus dem HR-Tool in die digitale Personalakte überführen |
| hr:eau | Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) bei der Krankenkasse abfragen | Automatisierte Abfrage, ob ein Mitarbeiter krankgeschrieben ist |
| hr:exchange | Bidirektionaler Austausch von Stammdaten und Monatsaufzeichnungen zwischen App und DATEV-Gehaltsprogramm | Personio-Mitarbeiterdaten an DATEV LODAS senden, Gehaltsergebnisse zurückholen |
| hr:exports | Gehaltsergebnisdaten aus den DATEV Lohnprodukten abrufen | Brutto/Netto-Ergebnisse nach der Lohnabrechnung ins eigene Reporting-Dashboard importieren |
| hr:files | Stammdaten und Monatsdaten zum ASCII-Import in die DATEV-Lohnabrechnungsprogramme importieren | Neue Mitarbeiter, Gehaltsänderungen oder Überstunden aus HRworks nach DATEV übertragen |
| hr:payrollreports | Lohnauswertungen und Abrechnungs-PDFs sicher abrufen | Lohnabrechnungen automatisch an Mitarbeiter per E-Mail verteilen oder im Intranet bereitstellen |
| master-data:master-clients | Zugriff auf Kundenstammdaten von DATEV-Mitgliedern (kostenpflichtig) | CRM-System synchronisiert Mandantenstammdaten mit DATEV für konsistente Adress- und Kontaktdaten |
| my-tax:income-tax-documents | Belegbilder nach DATEV Meine Steuern übermitteln | Belege für die Einkommensteuererklärung aus einer App direkt an den Steuerberater weiterleiten |
| smarttransfer:inbound | Rechnungs- und Dokumentendaten über SmartTransfer empfangen (b4Value) | XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnungen von Lieferanten automatisch entgegennehmen |
| smarttransfer:outbound | Rechnungs- und Dokumentendaten über SmartTransfer versenden (b4Value) | E-Rechnungen im XRechnung-Format an Geschäftskunden oder öffentliche Auftraggeber versenden |
Für die meisten n8n-Automatisierungen sind vier APIs besonders relevant:
accounting:extf-files und accounting:dxso-jobs decken den klassischen Buchungsdaten-Import ab -- einmal im CSV-EXTF-Format für Rechnungswesen, einmal als XML für DUO. Wenn du heute schon EXTF-Dateien per n8n generierst, ist accounting:extf-files der logische nächste Schritt zur Vollautomatisierung.
accounting:documents ist die Brücke für Belegbilder. Statt PDFs manuell in Unternehmen Online hochzuladen, schickt n8n die Belege direkt über diese API an den Steuerberater.
hr:exchange ist der Game-Changer für HR-Automatisierung. Die API ermöglicht bidirektionalen Datenaustausch zwischen Personio, HRworks oder anderen HR-Tools und DATEV Lohn -- Stammdaten rein, Gehaltsergebnisse raus. Seit Mai 2025 mit erweiterten Funktionen.
Was mit n8n und DATEV funktioniert (und was nicht)
Bevor du Stunden in eine Integration investierst, solltest du wissen, wo die realistischen Grenzen liegen. Hier meine ehrliche Einschätzung nach mehreren DATEV-Integrationsprojekten:
n8n + DATEV Integration
Vorteile
- CSV/EXTF-Generierung funktioniert zuverlässig ohne Partnerzertifizierung
- Belegupload über Middleware-Lösungen (Klardaten, GetMyInvoices) ist praxiserprobt
- Self-Hosted n8n im lokalen Netzwerk kann DATEVconnect Desktop direkt nutzen
- n8n Code Node ermöglicht flexible Datenaufbereitung (Encoding, Formatierung)
- Kombination mit KI (OpenAI) für automatische Kontierung ist möglich
- Deutlich günstiger als Zapier oder Make bei hohem Durchsatz
Nachteile
- Kein offizieller DATEV-Node in n8n -- alles über HTTP Request oder Community Nodes
- OAuth2-Flow mit Mandantenauswahl ist aufwändig zu implementieren
- Asynchrone Verarbeitung erfordert Polling-Logik im Workflow
- Einige APIs erfordern DATEV-Partnerzertifizierung
- Windows-Abhängigkeit bei DATEVconnect Desktop
- DATEV validiert strikt: Ein falsches Feld im EXTF-Format führt zum kompletten Abbruch
Die größte Hürde bei n8n und DATEV ist nicht die Technik, sondern das Verständnis der DATEV-Logik. Mandanten, Wirtschaftsjahre, Kontenrahmen, Automatikkonten -- wer das einmal verstanden hat, kann die Automatisierung relativ schnell aufbauen. Wer es nicht versteht, produziert fehlerhafte Buchungsstapel.
Die 3 Integrationswege im Überblick
Es gibt grundsätzlich drei Wege, n8n mit DATEV zu verbinden. Jeder hat andere Trade-offs bei Aufwand, Kosten und Automatisierungsgrad:
- CSV/XML-Generierung -- n8n erzeugt DATEV-konforme Dateien zum manuellen oder halb-automatischen Import. Einfachster Einstieg, keine Zusatzkosten.
- Klardaten DATEVconnect Gateway -- Ein Community Node macht DATEVconnect über das Internet zugänglich. Vollautomatisch, erfordert Windows-Server mit DATEV.
- Middleware (Maesn, GetMyInvoices, Chift) -- Spezialisierte Plattformen mit moderner REST-API. Komfortabel, aber mit laufenden Kosten.
| Kriterium | CSV/XML-Generierung | Klardaten Gateway | Middleware (Maesn etc.) |
|---|---|---|---|
| Einrichtungsaufwand | Niedrig | Mittel | Niedrig-Mittel |
| Laufende Kosten | Keine | ab ~50€/Monat | ab ~15€/Monat |
| Automatisierungsgrad | Halb-automatisch | Voll-automatisch | Voll-automatisch |
| Technisches Know-how | Mittel (EXTF-Format) | Hoch (Setup) | Niedrig (REST-API) |
| DATEV-Zertifizierung | Nicht nötig | Nicht nötig | Nicht nötig |
| Geeignet für | Einstieg, kleine Volumen | Kanzleien, hohes Volumen | SaaS-Anbieter, E-Commerce |
Weg 1: CSV/XML-Generierung mit n8n
Der einfachste und günstigste Weg: n8n sammelt Daten aus deinen Quellsystemen (Shop, CRM, Rechnungstool), transformiert sie im Code Node in das DATEV-EXTF-Format oder XML-Schema und erzeugt eine importfähige Datei.
Diese Datei kann per E-Mail an den Steuerberater geschickt, in einem Cloud-Speicher abgelegt oder über DATEV Unternehmen Online hochgeladen werden. Der Import in DATEV erfolgt dann manuell oder halb-automatisch.
Vorteil: Keine Partnerzertifizierung, keine Middleware-Kosten, volle Kontrolle. Nachteil: Kein vollautomatischer End-to-End-Workflow. Und: Das EXTF-Format ist empfindlich -- falsche Encoding (DATEV erwartet Windows-1252, n8n arbeitet mit UTF-8), fehlende Pflichtfelder oder falsche Dezimaltrennzeichen führen zum Abbruch.
Weg 2: Klardaten DATEVconnect Node
Klardaten bietet einen n8n Community Node (@klardaten/n8n-nodes-datevconnect), der als Gateway zwischen n8n und DATEVconnect fungiert. Das Klardaten Gateway wird auf einem Windows-Rechner mit DATEV-Installation betrieben und stellt die lokale DATEVconnect-Schnittstelle über das Internet bereit.
Damit kannst du: Stammdaten lesen und schreiben, Buchungsstapel übermitteln, Belege an DATEV DMS übergeben und Mandanten verwalten -- alles direkt aus n8n heraus, vollautomatisch.
Die Einschränkung: Du brauchst einen dedizierten Windows-Server mit DATEV-Installation und Klardaten-Gateway. Für Steuerberater-Kanzleien mit vielen Mandanten ist das eine sinnvolle Investition. Für ein einzelnes Unternehmen mit ein paar Buchungen pro Monat ist es meistens Overkill.
Weg 3: Middleware-Lösungen
Spezialisierte Plattformen wie Maesn, GetMyInvoices oder Chift abstrahieren die gesamte DATEV-Komplexität hinter einer modernen REST-API. Statt dich mit EXTF-Formaten, XML-Schemata und OAuth2-Flows herumzuschlagen, sendest du einfach JSON-Daten an die Middleware -- und die kümmert sich um den Rest.
GetMyInvoices eignet sich besonders für die Belegsammlung: Die Plattform zieht automatisch Rechnungen von Lieferantenportalen, E-Mail-Postfächern und Cloud-Speichern und leitet sie an DATEV weiter. n8n orchestriert den Prozess und ergänzt fehlende Daten.
Maesn bietet eine Unified Accounting API, die sowohl DATEV Unternehmen Online als auch DATEV Rechnungswesen unterstützt. Buchungen, Stammdaten und Belege lassen sich über einfache REST-Endpoints verwalten.
Chift richtet sich an SaaS-Anbieter, die mehrere Buchhaltungssysteme (DATEV, SAGE, Lexware) über eine einheitliche API integrieren möchten.
Typische Use Cases: Wo n8n + DATEV Sinn macht
E-Commerce-Buchhaltung
- Shopify- oder WooCommerce-Bestellungen automatisch als DATEV-Buchungssätze aufbereiten
- Täglicher oder wöchentlicher EXTF-Export an den Steuerberater
- Rechnungs-PDFs als Belege parallel in DATEV Unternehmen Online hochladen
Rechnungseingang automatisieren
- Eingangsrechnungen per E-Mail oder Scanner empfangen
- KI-gestützte Datenextraktion (Betrag, Rechnungsnummer, Kreditor, USt)
- Automatische Kontierung und Belegübergabe an DATEV
HR und Lohnbuchhaltung
- Mitarbeiterdaten aus Personio oder HRworks nach DATEV LODAS exportieren
- Monatliche Lohnlisten automatisch aufbereiten und übergeben
- Gehaltsabrechnungen per E-Mail an Mitarbeiter verteilen
Multi-Tool-Integration
- CRM-Daten (HubSpot, Pipedrive) mit Rechnungstool (sevDesk, lexoffice) und DATEV synchronisieren
- Zentrale Automatisierung über n8n als Middleware-Layer
- Echtzeit-Dashboards aus DATEV-Daten in Google Sheets oder Notion
Praxisbeispiel: E-Commerce-Buchhaltung
Der häufigste Use Case, den ich für Kunden umsetze: Shopify-Bestellungen automatisch zu DATEV-Buchungen verarbeiten.
Der Workflow funktioniert so: Sobald eine Bestellung in Shopify abgeschlossen wird, triggert ein Webhook den n8n-Workflow. Die Bestelldaten (Nettobetrag, Umsatzsteuer, Kundendaten, Zahlungsmethode) werden extrahiert und in das DATEV-EXTF-Format transformiert. Dabei werden Erlöskonten zugeordnet (z.B. 8400 für innergemeinschaftliche Lieferungen), Steuerschlüssel gesetzt und Debitorenkonten aus der Kundennummer abgeleitet.
Das Ergebnis: Eine importfähige CSV-Datei, die der Steuerberater direkt in DATEV Rechnungswesen einlesen kann. Bei Kunden mit höherem Volumen nutzen wir statt der CSV-Variante den Klardaten Gateway oder Maesn für den vollautomatischen Transfer.
Das spart pro Monat zwischen 5 und 20 Stunden manueller Buchungsarbeit -- je nach Bestellvolumen.
Warum die meisten es nicht selbst machen (sollten)
Selbst machen oder machen lassen?
Ideal für
- Entwickler mit DATEV-ErfahrungDu kennst EXTF-Format, Kontenrahmen und Mandantenstruktur
- Einfache CSV-Exports ohne komplexe LogikWenige Buchungen, ein Mandant, Standard-Kontenrahmen
- Technische Teams mit n8n-ErfahrungDu kannst Fehler im Buchungsstapel selbst debuggen
Weniger geeignet für
- Komplexe Buchungslogik mit AutomatikkontenFehler in der Kontierung können teuer werden
- Multi-Mandanten-Szenarien (Kanzleien, Konzerne)Jeder Mandant hat eigene Konfigurationen
- OAuth2-Flows und direkte API-AnbindungDATEV-Authentifizierung ist deutlich komplexer als bei anderen APIs
- E-Rechnungs-Integration (XRechnung, ZUGFeRD)Regulatorische Anforderungen seit 2025
Die Wahrheit ist: Die technische Integration ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte ist das Verständnis der DATEV-Geschäftslogik.
Ein paar Beispiele, was schiefgehen kann:
Encoding-Fehler: DATEV erwartet Windows-1252, n8n arbeitet mit UTF-8. Ein einzelnes falsch kodiertes Umlaut reicht, um den gesamten Buchungsstapel abzulehnen.
Automatikkonten: Bei einem Automatikkonto berechnet DATEV die Umsatzsteuer selbst aus dem Bruttobetrag. Wenn du die Steuer zusätzlich übergibst, stimmt die Buchung nicht -- aber der Fehler fällt erst beim Steuerberater auf.
Mandanten-Verwechslung: Konto "4000" in Mandant A kann etwas völlig anderes sein als Konto "4000" in Mandant B. Ohne saubere Mandanten-Logik im Workflow landen Buchungen im falschen Mandanten.
Asynchrone Verarbeitung: Du schickst Daten an DATEV und bekommst ... erstmal nichts zurück. Der Verarbeitungsstatus muss aktiv abgefragt werden (Polling). Ohne Timeout-Handling und Fehlerbehandlung bleiben fehlgeschlagene Imports unbemerkt.
Jeder dieser Fehler kostet mehr Zeit als ein einmaliges Beratungsgespräch. Und im schlimmsten Fall kostet er Geld -- wenn fehlerhafte Buchungen erst bei der Steuererklärung auffallen.
DATEV Automatisierung 2026: Was sich ändert
DATEV befindet sich mitten in einer großen Transformation. Ab Herbst 2026 wird schrittweise auf cloudbasierte Lösungen umgestellt -- angefangen mit der Kanzleiverwaltung (neues "DATEV Kanzleimanagement"), gefolgt von Lohn, Finanzbuchhaltung und Steuern.
Was das für n8n-Integration bedeutet:
DATEVs Cloud-Migration bringt modernere APIs mit sich. Die neuen Services werden als unabhängige Module mit besserer Verfügbarkeit und kontinuierlichen Updates konzipiert. Das bedeutet: weniger Batch-Processing, mehr REST-Semantik, bessere Dokumentation.
Schon jetzt zeigt sich der Trend: Die hr:exchange API wurde im Mai 2025 mit erweiterten Funktionen für Lohndaten-Austausch freigegeben. Die accounting:documents API bietet bereits echte REST-Semantik für den Belegupload. Und die TRAFFIQX E-Rechnungs-API ermöglicht die vollautomatische Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD seit der E-Rechnungspflicht im Januar 2025.
Häufige Fragen
Nein, es gibt keinen offiziellen DATEV-Node in n8n. Es gibt jedoch den Community Node von Klardaten (@klardaten/n8n-nodes-datevconnect), der als Gateway zwischen n8n und DATEVconnect funktioniert. Alternativ kann man über den HTTP Request Node direkt mit DATEV-APIs kommunizieren oder CSV/XML-Dateien im Code Node generieren.
Der einfachste Einstieg: DATEV-EXTF-CSV-Dateien im n8n Code Node generieren und per E-Mail an den Steuerberater senden oder in DATEV Unternehmen Online hochladen. Für vollautomatische Workflows eignen sich der Klardaten Gateway oder Middleware-Lösungen wie Maesn und GetMyInvoices, die DATEV über REST-APIs zugänglich machen.
Nicht unbedingt. Für CSV/XML-Generierung und den Klardaten Community Node ist keine Zertifizierung nötig. Für die direkte Nutzung von DATEVconnect Online, der accounting:documents API oder der TRAFFIQX E-Rechnungs-API ist häufig eine Partnerzertifizierung oder die Zusammenarbeit mit einem zertifizierten Partner erforderlich.
n8n Self-Hosted ist kostenlos. Die Zusatzkosten hängen vom Integrationsweg ab: Reine CSV-Generierung kostet nichts extra. Klardaten Gateway startet bei circa 50 Euro pro Monat, GetMyInvoices ab 15 Euro pro Monat. Dazu kommen gegebenenfalls Kosten für n8n Cloud (ab 20 Euro/Monat) oder Server-Hosting (ab 5 Euro/Monat).
Grundsätzlich ja, über die TRAFFIQX E-Rechnungs-API oder den Umweg über Middleware-Lösungen. Seit der E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 wird dieser Use Case immer wichtiger. Die direkte TRAFFIQX-Anbindung erfordert jedoch eine Partnerzertifizierung.
Teilweise. CSV/XML-Generierung und Middleware-Anbindungen funktionieren in der n8n Cloud problemlos. DATEVconnect Desktop erfordert jedoch n8n Self-Hosted im gleichen Netzwerk wie der DATEV-Arbeitsplatz. DATEVconnect Online und die moderneren Cloud-APIs sind auch von der n8n Cloud aus erreichbar.
Für den Einstieg: DATEV EXTF-CSV-Generierung. Keine Zertifizierung nötig, flexibel, und der Steuerberater kann die Dateien direkt importieren. Für fortgeschrittene Automatisierung: Klardaten Gateway für vollautomatischen DATEVconnect-Zugriff oder die accounting:documents API für automatisierten Belegupload.
Das hängt stark vom Use Case ab. Eine einfache CSV-Generierung für monatliche Buchungsexporte lässt sich in wenigen Tagen aufsetzen. Eine vollautomatische E-Commerce-DATEV-Anbindung über Middleware mit KI-Kontierung dauert typischerweise zwei bis vier Wochen. Multi-Mandanten-Setups für Kanzleien können auch länger dauern.
Fazit: Lohnt sich n8n für DATEV-Automatisierung?
Ja -- aber mit realistischen Erwartungen. n8n ist das flexibelste Tool für DATEV-Automatisierung, weil es Self-Hosting im DATEV-Netzwerk ermöglicht, volle Code-Kontrolle bietet und keine laufenden Lizenzkosten verursacht.
Gleichzeitig ist die Integration anspruchsvoller als bei typischen SaaS-Tools. DATEVs Batch-Processing-Architektur, die strikten Formatanforderungen und die eingeschränkte API-Offenheit erfordern Erfahrung.
Meine Empfehlung:
Wenn du schnell starten willst, beginne mit der CSV/EXTF-Generierung in n8n. Das funktioniert ohne Partnerzertifizierung, ohne Middleware-Kosten und gibt dir ein Gefühl für die DATEV-Logik.
Wenn du eine vollautomatische Lösung brauchst, investiere in den Klardaten Gateway oder eine Middleware wie Maesn. Die monatlichen Kosten rechnen sich schnell gegenüber der eingesparten manuellen Arbeit.
Und wenn du Zeit sparen und Fehler vermeiden willst: Lass dir helfen. Eine professionelle Implementierung amortisiert sich in der Regel innerhalb weniger Wochen.